Hammas Hohde Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste
1 REKISTERINPITÄJÄ
Hammas Hohde Oy, Y-tunnus 23395589-3, Koljonniemenkatu 2, 70100 Kuopio
2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava
Hammas Hohde Oy
Koljonniemenkatu 2, 70100 Kuopio
tietosuojavastaava@hammashohde.fi
puh. 010 202 3413
3 REKISTERIN NIMI
Hammas Hohde Oy:n asiakasrekisteri.
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietojen käsittely perustuu:
– Rekisteröidyn ja Hammas Hohde Oy:n väliseen sopimussuhteeseen
– Rekisteröidyn suostumukseen
– Hammas Hohde Oy:n oikeutettuun etuun markkinoida palveluitaan
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
– Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen, tutkimus ja seuranta.
– Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi, kanta-asiakasohjelman toteuttaminen sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Hammas Hohde Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
– Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
– Markkina- ja muiden tutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.
– Asiakaspalvelukeskuksen puheluiden nauhoittaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen ja asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi.
– Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 11 tarkemmin kuvatut profilointitarkoitukset.
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteröidystä käsitellään esimerkiksi seuraavan kaltaisia tietoja:
– Nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, sukupuoli, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
– Lähiomainen, huoltaja, huollettava, laillinen edustaja.
– Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa, kuten verkkopalveluissa ja automaattipalvelut, mukaan lukien asiakaspalvelukeskuksen puheluiden taltiointi.
– Rekisteröidyn antama asiakaspalaute.
– Rekisteröidyn tallentamat itseään koskevat tiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet, harrastustiedot tai muut vastaavat tiedot.
– Rekisteröidyn toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen.
– Rekisteröityä mahdollisesti koskevaa vakuutusta, työterveyspalveluita ja -sopimusta, urheiluseuraa ja vastaavia seikkoja koskevia tietoja.
– Tietoa henkilöistä, jotka ovat hoitaneet rekisteröityä. Ammattihenkilöitä, palveluita, toimintayksiköitä ja muita seikkoja koskevia muita toivomuksia tai muistiinpanoja.
– Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
– Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
– Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.
– Rekisteröidyn luottotiedot.
– Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
– Rekisteröity itse, rekisteröidyn huoltaja, rekisteröidyn laillinen edustaja ja rekisteröidyn lähiomainen.
– Rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat.
– Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.
– Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmä ja muut vastaavat järjestelmät.
Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Hammas Hohde Oy:n yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiön tai urheiluseuran toimittamia tietoja.
7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Hammas Hohde Oy säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja Hammas Hohde Oy:n välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun kaksi vuotta on kulunut viimeisimmästä rekisteröidyn ja Hammas Hohde Oy:n välisestä palvelukontaktista.
Tiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluessa säilytysajan päättymisestä.
8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Tietoja luovutetaan Hammas Hohde Oy:n konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Tämä tarkoittaa tietojen luovuttamista OmaHohde-palvelun rekisteriin ja mahdollisiin muihin Hammas Hohde -konsernin rekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Hammas Hohde Oy voi luovuttaa palveluiden laskutukseen liittyviä tietoja yhteistyökumppaneilleen laskutuksen toteuttamiseksi.
9 TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.
Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
11 PROFILOINTI
Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Hammas Hohde Oy voi hyödyntää tietoja myös rekisteröityjen kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden seuraamiseen, analysointiin ja profilointiin sekä tähän liittyvään asiakaspalvelun kehittämiseen.
12 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Hammas Hohde Oy:n asiakasrekisteriin on talletettu.
12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat tiedot ilman aiheetonta viivytystä.
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi silloin kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Jos rekisteröity on OmaHohde-palvelun käyttäjä, hän voi myös päivittää omia henkilötietojaan OmaHohde-palvelussa.
12.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
12.4 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
12.5 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Toimivaltainen viranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.
12.6 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.
Rekisteröity voi antaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.
13 YHTEYDENOTOT
Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt voi esittää edellä kohdassa 2 tarkoitetulle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös olla yhteydessä Hammas Hohde Oy:n palvelupisteeseen. Palvelupisteiden yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.hammashohde.fi.
Hammas Hohde Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.