Hohde

Täytä yhteystietosi, niin otamme sinuun mahdollisimman pian yhteyttä!

×

Hammas Hohde Oy:n potilasrekisterin tietosuojaseloste

1 REKISTERINPITÄJÄT

Hammas Hohde Oy:n (mm. työsuhteisten hammaslääkärien ja suuhygienistien) tuottamat suun terveydenhuollon palvelut, joissa Hammas Hohde Oy on rekisterinpitäjä:

Hammas Hohde Oy, Y-tunnus 23395589-3, Koljonniemenkatu 2, 70100 Kuopio

Suun terveydenhuollon palvelut, joita tuottaa Hammas Hohde Oy:ssä toimiva itsenäinen ammatinharjoittaja (tai yhtiö, jonka lukuun ammatinharjoittaja toimii):

Kyseinen potilasta hoitava ammatinharjoittaja (tai yhtiö, jonka lukuun ammatinharjoittaja toimii) on rekisterinpitäjä.

Ammatinharjoittajat ovat luovuttaneet rekisterin teknisen ylläpidon Hammas Hohde Oy:lle.

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Tietosuojavastaava Ville Pesonen, ville.pesonen@hammashohde.fi, 010 5050 830

3 POTILASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA POTILASTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Potilastietojen käsittely perustuu lakiin (mm. potilaslaki 785/1992, potilasasiakirja-asetus 298/2009 ja toisiolaki 552/2019) tai potilaan suostumukseen. Käsittelyssä noudatetaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR).

Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidossa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

4 POTILASREKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT

Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot.

Potilaan nimeämä lähiomainen, alaikäisen potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja.

Potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä esitiedot.

Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, esim. suuhygienistin työtehtävissä laatimat tiedot.

Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.

Työterveyshammashoidon potilasrekisterissä myös potilaan työnantaja.

Tieto siitä, salliiko potilas muiden Hammas Hohde Oy:ssä häntä hoitavien hammaslääkärien nähdä toisen yksityishammaslääkärin tekemät potilastietomerkinnät silloin, kun se on hänen hoitonsa kannalta tarpeellista.

Tieto siitä, salliiko potilas muiden Hammas Hohde Oy:ssä häntä hoitavien yksityishammaslääkärien nähdä Hammas Hohde Oy:n työterveyshuollon rekisterissä mahdollisesti olevat potilastietomerkinnät silloin, kun se on hänen hoitonsa kannalta tarpeellista.

Potilaan hoitoon osallistuvan terveydenhoitohenkilöstön tiedot ja potilaan ajanvaraustiedot tallennetaan potilasrekisterin osarekisteriksi.

Samoin potilaan tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät laboratorio- ja röntgentutkimusten tulokset talletetaan potilasrekisteriin sen osarekisteriksi.

Sähköisen rekisterin lisäksi ylläpidetään osarekisterinä erillistä paperilla olevia potilas- ja perustietorekistereitä, jotka voivat sisältää myös tiedot potilaan antamista suostumuksista ja kielloista potilastietojen luovuttamiseen.

4.1 Säännönmukaiset tietolähteet

Potilas, potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja tai lähiomainen.

Hoitohenkilökunta.

Potilaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston (KANTA) kautta.

4.2 Säilytysaika

Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.

Potilaan hoitoon liittyviä tietoja säilytetään Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista mukaisesti 12 vuotta kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Potilastietoa koskevia lokitietoja säilytetään lakisäteisesti vähintään 12 vuotta lokin syntymisestä.

5 POTILASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Potilastietoja voidaan luovuttaa:

  • – Potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

 

  • – Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

 

5.1 Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaajaryhmät

Potilastietoja voidaan luovuttaa ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai lainsäädännön perusteella

Säännönmukaisia luovutuksensaajia ovat muun muassa seuraavat:

  • – Yhteisrekisterisuostumuksella henkilötietoja käsittelevät Hammas Hohde Oy:n terveydenhuollon ammattilaiset ja asiantuntijat.

 

  • – Terveydenhuollon viranomaiset, tuomioistuimet ja muut viranomaiset, joilla on lakiin perustuva oikeus saada terveystietoja viranomaistehtävän suorittamiseksi.

 

  • – Hoidon järjestämiseksi tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, hoitopaikalle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle potilaan antaman suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.

 

  • – Kansallinen reseptikeskus (Kanta-arkisto).

 

  • – Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.

 

  • – Potilaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä potilaan lähiomainen, jos potilas on antanut tähän suostumuksensa. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

 

  • – Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.

 

6 POTILASTIETOJEN SIJAINTI JA SIIRROT

Käsittelemme kaikkia potilas- ja muita henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa siirtää myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa, mikäli tämä on esimerkiksi tarpeen tietyn palvelun (mm. Invisalign-oikomishoito) hankkimiseksi. Tällöin siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta tietosuojalansäädännön sallimaa siirtomekanismia.

7 POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille.

Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla ja niiden katselusta, muuttamisesta ja poistamisesta jää lokimerkintä, jotka sinulla on oikeus pyytää nähtäväksesi.

8 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

8.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 9 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot luovutetaan potilaalle kirjallisena. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

8.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Hammas Hohde Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi:

  • – Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 9 mukaisesti, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Potilaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.

 

  • – Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.

 

  • – Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.

 

8.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

8.4 KANTA-arkisto

Hammas Hohde Oy on liittynyt KANTA-arkistoon 19.1.2018 ja sen jälkeen syntyneet potilastiedot siirretään KANTA-arkistoon ja potilaan tulee hallinnoida näitä tietoja OMAKANTA -järjestelmän kautta.

9 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Hammas Hohteen palvelupisteeseen tai postitse osoitteeseen: Hammas Hohde Oy / tietosuojavastaava, Koljonniemenkatu 2, 70100 Kuopio. Hammas Hohde voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.